Retroplanning, une solution efficace pour optimiser vos projets

Dernière mise à jour le 18 février 2022

Le retroplanning est un terme qui se rapporte à la partie organisationnelle, à la gestion et au suivi d’un projet. Si le planning consiste à définir un calendrier global pour l’exécution d’un projet, le retroplanning ne l’est pas exactement.

Il s’agit d’un outil de suivi et de déroulement de projet qui est très efficace. Sa spécificité est de partir de la date de fin pour ensuite remonter étape après étape au début du projet. Un peu à l’image d’un compte à rebours, les tâches sont positionnées afin que le cahier de charge soit respecté. En quoi le retroplanning peut-il optimiser la gestion d’un projet ? Et comment le mettre en place ?

Pourquoi opter pour un retroplanning ?

Si vous êtes directeur de projet ou gestionnaire de projets, le retroplanning est une option pour vous. Et c’est valable pour toute personne ayant sous sa responsabilité la conduite et l’aboutissement d’un quelconque projet. Il n’est pas question de débuter le travail par la fin, mais de se focaliser sur le délai imposé. Cela permet de maximiser la planification, l’optimisation et la répartition des tâches. S’il est bien suivi, le retroplanning permet de profiter d’autres avantages. En voici quelques-uns :

Le respect du délai de livraison

En étant plus focalisée sur la date butoir d’un projet, sa réalisation paraît alors très efficace. Les actions doivent être bien planifiées, les tâches bien organisées et vous pourrez atteindre chaque objectif. Certes, vous serez sous pression et certainement submergé par le stress, mais le résultat en vaut la peine.

Fixer des délais raisonnables

En effet, tout projet est censé se réaliser dans un délai bien précis pour être rentable. Mais certains délais sont restreints ou exagérés et dont le respect devient difficile. En vous servant du retroplanning, vous pouvez déjà déterminer si le délai imposé est raisonnable ou non. Et au fur et à mesure que vous évoluez dans les tâches, vous vous en rendrez compte.

Exécuter chaque étape du projet en de meilleures conditions

En optant pour le retroplanning, une vision plus claire de chaque étape de votre projet se dessine à vous. De là, avec une vision précise, vous pouvez définir le délai approximatif à respecter pour chaque étape. Au cas où le délai d’exécution global vous semblerait large et raisonnable, réajustez le délai de chaque tâche pour un travail qualifié.

Bien répartir les ressources et déterminer la date idéale pour commencer

Après avoir étudié en profondeur votre projet, vous pouvez maintenant avoir une bonne idée de vos besoins. Tant sur le plan financier qu’humain, tout vous paraît facile à saisir.

De même, vous pouvez identifier la bonne date du démarrage du projet pour l’exécuter dans le respect du deadline. Grâce au retroplanning, vous serez fixé sur le délai et même prévoir les éventuelles embûches.

Comment dresser un retroplanning ?

La conception d’un retroplanning n’est pas fort compliqué. Avec méthode, rigueur et logique, n’importe qui pourra l’établir. La mise en place se déroule en plusieurs étapes :

Clarifier le contenu du projet à planifier

Il est nécessaire de déterminer dans les derniers détails, les contenus de son projet avant  de le planifier. Il est logique que le projet contienne des tâches et des sous-tâches. Prenez le soin de les lister et de les numéroter

Distribution des tâches aux tenants du projet 

 Chaque tâche définie se décline naturellement en plusieurs sous-tâches pour affiner le projet et obtenir de bons résultats. Plus vous clarifiez ces choses, plus efficace sera l’exécution de votre projet. Si vous détaillez suffisamment chaque tâche secondaire, vous verrez même que certaines seront exécutables en quelques heures. À présent que c’est fait, vous devez penser à les organiser pour qu’elles se déroulent sans embûches.

Classement des tâches par ordre chronologique 

Ce classement doit vous permettre d’optimiser la réussite de votre projet. Pour ce faire, vous aurez besoin de quelques outils en gestion de projet. Le diagramme de PERT ou celui de GRANTT est utilisé pour classer plusieurs activités indépendantes. Toutes les activités de votre projet seront organisées en un réseau de tâches. Avec l’un ou l’autre de ces diagrammes, vous aurez une vue graphique parfaite de votre projet : du début à la fin.

Mise en place proprement dite du retroplanning 

 À cette phase, vous avez en face les tâches clarifiées de votre projet ainsi que le délai nécessaire pour leur déroulement. La mise en place de votre retroplanning commence à partir de la date de livraison de votre projet. En commençant par la date butoir, l’opération consiste à remonter en arrière. Et ce, tout en mettant en place les différentes tâches préalablement définies. En procédant de la sorte, la date de livraison vous rappelle constamment la date convenable qu’il faut débuter la tâche afin de respecter le deadline.

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