Sharepoint : optimiser votre gestion de projet

Dernière mise à jour le 16 septembre 2021

Pour une personne qui gère une équipe, il faut une bonne stratégie ou de bons outils pour lui faciliter la tâche. Il faut pouvoir diffuser du contenu, des informations et connaissances le plus aisément possible. Pour rendre le travail d’équipe fluide, SharePoint est un logiciel très recommandé. C’est un outil qui possède plusieurs avantages.

Qu’est-ce que le logiciel SharePoint ?

Il s’agit d’un outil de travail collaboratif mis en place par Microsoft et qui se développe sur un serveur. C’est un ensemble de logiciels facilitant la gestion d’activités en commun à plusieurs personnes. Les collaborateurs y partagent du contenu comme des documents, des messages écrits, des statistiques en rapport à l’évolution des activités, etc.

Cette plateforme est donc disponible et ouverte à tous les associés de l’entreprise qui y viennent pour partager leurs connaissances et pour utiliser les nombreuses fonctionnalités disponibles.

Les avantages qu’offre l’utilisation du logiciel SharePoint

SharePoint est utilisé pour coordonner les activités d’une entreprise. Il met à disposition toutes les ressources nécessaires comme les statistiques et la classification par thématique  des ressources de la société.

Accessible en tout temps et en tout lieu

L’un des privilèges de cet accessoire, c’est de permettre aux collaborateurs de travailler de partout où ils sont. Étant une plateforme ouverte à tous, ceux-ci peuvent s’y rendre pour prendre, modifier ou ajouter différents documents. C’est donc le logiciel adapté aux entreprises ayant des collaborateurs partout ailleurs. Avec cet outil à disposition, plus forcément besoin de voyager pour des réunions. Ceci fait alors beaucoup d’économie pour l’entreprise et aussi pour les collaborateurs.

Limiter l’accès à certains documents

SharePoint permet de structurer l’espace de travail disponible sur la plateforme. Ainsi, certaines informations sont limitées d’utilisation à des collaborateurs qui n’y ont pas droit. Vous pouvez avoir par exemple des sections de travail différentes comme la section commerciale et celle du service marketing.  Les collaborateurs commerciaux ne peuvent pas accéder aux informations du second service par exemple, donc ils y seront restreint. Ce ne sont pas les mêmes espaces de travail.

SharePoint aide au partage d’informations avec les clients

Il est possible de partager des informations avec des clients de votre entreprise. Ceci permet aux clients et prestataires d’accéder plus facilement à des documents importants comme les cahiers de charges et les commandes. Les clients d’autre part peuvent y déposer leurs requêtes afin d’avoir satisfaction auprès du comité de gestion.

SharePoint est un véritable indicateur pour les prises de décision

Il suffit de quelques gestes pour accéder aux informations de la plateforme. Sur le site, vous pouvez accéder à des statistiques, aux outils de recherche, intelligents et très performants, qui vous aideront à prendre aisément des décisions. Ce sont des indicateurs dynamiques qui vous permettent d’aller très vite. Cet outil vous permet non seulement de prendre des décisions mais aussi de connaître les failles qui sont dans votre système afin de faire un ajustement de votre politique commerciale. Il est évident qu’avec tous ces indicateurs, une prise de décision ne serait qu’objectif.

Quelques fonctionnalités de SharePoint

Si le logiciel SharePoint présente autant d’atouts, c’est parce qu’il est fait de plusieurs fonctionnalités. Cependant, c’est un outil conçu avec plusieurs pages aussi importantes les unes que les autres.

La page du calendrier

Cet outil vous permet de créer et de partager des événements à des jours précis.  Le calendrier du SharePoint présente le programme et le déroulement des activités du groupe. Vous y trouverez donc les heures de réunion et de partage d’autres informations.

La page de la bibliothèque de documents

C’est ici que tous les documents de chaque section sont disponibles. Il est possible d’y recueillir ou d’y ajouter des papiers. Un outil de recherche de document y est intégré. Si bien que grâce à certains indicateurs précis comme le terme du projet, la date, la section, etc. Vous retrouvez facilement le document recherché.

La bibliothèque de document possède plusieurs options intéressantes. Il s’agit par exemple du réglage des droits d’accès au fichier partagés, de l’accès au même document par plusieurs personnes. Il faut noter de plus, qu’il est possible de synchroniser l’outil et d’y accéder aussi par e-mail.

La page wiki

Sur cette page, tous les collaborateurs peuvent éditer et modifier du contenu. C’est l’une des fonctionnalités qui optimisent la collaboration. Chacun peut donc apporter du sien pour améliorer le projet en cours. C’est une page qui comprend écrits et contenus multimédias. Pour finir, il faut noter qu’il est possible de créer soi-même d’autres pages. Alors, pour un autre besoin autre que ceux qui sont disponible sur la plateforme, vous pourrez personnaliser des pages.

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