Comment réussir l’organisation de sa salle de réunion ?

Dernière mise à jour le 1 octobre 2021

Le monde en entreprise ne saurait exister sans les réunions. Elles président à la vie et à la bonne santé de l’entreprise. De récences études ont démontré qu’un fonctionnaire passe en moyenne 40% de son temps au cours de sa carrière dans les réunions.

Présentée ainsi, il est indispensable de bien organiser sa salle de réunion pour qu’elle se prête véritablement au travail.

Les critères d’aménagement d’une salle de réunion

Une salle de réunion est le lieu sacré d’échanges entre les travailleurs d’une société. Elle souvent témoin de la prise de grande décision concernant la vie de l’entreprise.

C’est pour cette raison, qu’elle doit rester attrayante et répondre à certains critères. Ces critères commencent par l’espace réservé à ce creuset dans l’entreprise. Il existe en effet dans toutes les entreprises une salle dédiée pour les réunions.

La surface attribuée pour cette fonction

Une salle de réunion doit être spacieuse en fonction de l’effectif total du personnel et d’un certain nombre de places réservées pour accueillir des partenaires de la société. Elle reste le lieu de la signature des grands contrats en entreprise. Pour cela, elle ne doit pas du tout être confinée.

Un point d’honneur doit être mis sur ce caractère à cause de la pandémie du corona virus qui secoue le monde et pour lequel une distanciation sociale est imposée pour freiner sa propagation. Avoir au moins deux salles de réunion ou plutôt un espace bien grand peut aider à revoir la disposition intérieure selon la nature des réunions.

Il est de même important que les travailleurs au cours d’une séance puissent circuler aisément dans la salle de réunion. Cela impose donc une disposition à l’intérieur qui s’y prête.

La disposition de la table de réunion

Il existe plusieurs dispositions de la table de réunion qui expriment soit une hiérarchie soit une souplesse dans les liens professionnels. Il est dont important d’être minutieux dans son choix puisqu’elle représente une pièce maîtresse de la salle de réunion.

Il existe plusieurs formes avec diverses capacités. Ainsi vous pouvez avoir des formes :

• Rectangulaire ;
• Ovale ;
• Ronde.

Ce sont les formes classiques sur lesquelles l’on tombe souvent. La forme rectangulaire est adaptée pour des réunions d’assemblée générale où le directeur doit présider. Elle est également recommandée pour des réunions de sanction pour un cas d’indiscipline ou un CODIR. Ainsi, la position du responsable de structure est très importante pour marquer son pouvoir.

La forme ovale offre plus de convivialité et permet de casser l’atmosphère hiérarchique. C’est une forme très efficace pour les séances de formateur. Le formateur, se trouvant nez à nez avec les travailleurs, arrive ainsi à mieux passer sa communication. Les travailleurs se montrent également très réceptifs dans une telle disposition.

La forme ronde est très prisée pour les séances de travail de réflexion. Tous les participants étant à un même niveau au niveau de la table, se sentent plus impliqués. Brisant tout lien hiérarchique, cette forme de table est un stimulant pour bien travailler. Elle est incontournable pour des négociations.

Les chaises pour les occupants

Choisissez des fauteuils rembourrés lorsque vous avez souvent des réunions d’une durée moyenne d’1 heure 30 minutes. Au-delà de ce temps, sur des chaises en bois ou en plastique, l’attention baisse. Or avec les fauteuils rembourrés que nous vous préconisons, l’attention reste à un niveau élevé même après 2 heures de réunion sans pause.

Le design intérieur de la salle de réunion

Il prend, à la fois, en compte le décor, les lumières et les couleurs. Les couleurs d’une salle de réunions doivent rester vives. Le blanc est très utilisé. Cet usage n’exclut pas les autres. Un mélange de couleurs est aussi conseillé pour donner une certaine vie à la salle. Vous pouvez ajouter une touche particulière de décoration.

Pour ce faire vous pouvez contacter à un designer d’intérieur. Ses idées vous plairont à coup sûr. Les lumières permettront de garder l’attention des participants. Le respect de tous ces détails va stimuler les travailleurs et ils pourront atteindre les objectifs de la réunion.

Les priorités numériques pour une salle de réunion

Elles sont liées à la communication à l’intérieur. Il faut que chaque participant dispose de son micro pour se faire entendre de ses pairs. La salle de réunion doit être munie de quelques autres accessoires numériques. Il s’agit principalement d’une télévision pour la lecture de certains médias.

Il est impératif de disposer d’un vidéo projecteur pour les formations et conférences. Vous pouvez fixer cet appareil en hauteur. Cela vous évite de chaque fois chercher le bon angle de projection si vous devez utiliser une table de projection. Il faut également mettre à disposition des supports d’écriture pour des démonstrations à l’endroit de tous les participants.

Veillez aussi à une bonne aération. Dans une chaleur étouffante, aucune performance intellectuelle ne peut être espérée.