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Comment rĂ©ussir l’organisation de sa salle de rĂ©union ?

salle de réunion

Dernière mise à jour le 1 octobre 2021

Le monde en entreprise ne saurait exister sans les réunions. Elles président à la vie et à la bonne santé de l’entreprise. De récences études ont démontré qu’un fonctionnaire passe en moyenne 40% de son temps au cours de sa carrière dans les réunions.

PrĂ©sentĂ©e ainsi, il est indispensable de bien organiser sa salle de rĂ©union pour qu’elle se prĂªte vĂ©ritablement au travail.

Les critères d’aménagement d’une salle de réunion

Une salle de réunion est le lieu sacré d’échanges entre les travailleurs d’une société. Elle souvent témoin de la prise de grande décision concernant la vie de l’entreprise.

C’est pour cette raison, qu’elle doit rester attrayante et répondre à certains critères. Ces critères commencent par l’espace réservé à ce creuset dans l’entreprise. Il existe en effet dans toutes les entreprises une salle dédiée pour les réunions.

La surface attribuée pour cette fonction

Une salle de rĂ©union doit Ăªtre spacieuse en fonction de l’effectif total du personnel et d’un certain nombre de places rĂ©servĂ©es pour accueillir des partenaires de la sociĂ©tĂ©. Elle reste le lieu de la signature des grands contrats en entreprise. Pour cela, elle ne doit pas du tout Ăªtre confinĂ©e.

petite salle de réunion

Un point d’honneur doit Ăªtre mis sur ce caractère Ă  cause de la pandĂ©mie du corona virus qui secoue le monde et pour lequel une distanciation sociale est imposĂ©e pour freiner sa propagation. Avoir au moins deux salles de rĂ©union ou plutĂ´t un espace bien grand peut aider Ă  revoir la disposition intĂ©rieure selon la nature des rĂ©unions.

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Il est de mĂªme important que les travailleurs au cours d’une sĂ©ance puissent circuler aisĂ©ment dans la salle de rĂ©union. Cela impose donc une disposition Ă  l’intĂ©rieur qui s’y prĂªte.

La disposition de la table de réunion

Il existe plusieurs dispositions de la table de rĂ©union qui expriment soit une hiĂ©rarchie soit une souplesse dans les liens professionnels. Il est dont important dâ€™Ăªtre minutieux dans son choix puisqu’elle reprĂ©sente une pièce maĂ®tresse de la salle de rĂ©union.

Il existe plusieurs formes avec diverses capacitĂ©s. Ainsi vous pouvez avoir des formes :

  • Rectangulaire ;
  • Ovale ;
  • Ronde.

Ce sont les formes classiques sur lesquelles l’on tombe souvent. La forme rectangulaire est adaptĂ©e pour des rĂ©unions d’assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale oĂ¹ le directeur doit prĂ©sider. Elle est Ă©galement recommandĂ©e pour des rĂ©unions de sanction pour un cas d’indiscipline ou un CODIR. Ainsi, la position du responsable de structure est très importante pour marquer son pouvoir.

La forme ovale offre plus de convivialité et permet de casser l’atmosphère hiérarchique. C’est une forme très efficace pour les séances de formateur. Le formateur, se trouvant nez à nez avec les travailleurs, arrive ainsi à mieux passer sa communication. Les travailleurs se montrent également très réceptifs dans une telle disposition.

La forme ronde est très prisĂ©e pour les sĂ©ances de travail de rĂ©flexion. Tous les participants Ă©tant Ă  un mĂªme niveau au niveau de la table, se sentent plus impliquĂ©s. Brisant tout lien hiĂ©rarchique, cette forme de table est un stimulant pour bien travailler. Elle est incontournable pour des nĂ©gociations.

Les chaises pour les occupants

Choisissez des fauteuils rembourrĂ©s lorsque vous avez souvent des rĂ©unions d’une durĂ©e moyenne d’1 heure 30 minutes. Au-delĂ  de ce temps, sur des chaises en bois ou en plastique, l’attention baisse. Or avec les fauteuils rembourrĂ©s que nous vous prĂ©conisons, l’attention reste Ă  un niveau Ă©levĂ© mĂªme après 2 heures de rĂ©union sans pause.

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Le design intérieur de la salle de réunion

Il prend, à la fois, en compte le décor, les lumières et les couleurs. Les couleurs d’une salle de réunions doivent rester vives. Le blanc est très utilisé. Cet usage n’exclut pas les autres. Un mélange de couleurs est aussi conseillé pour donner une certaine vie à la salle. Vous pouvez ajouter une touche particulière de décoration.

Pour ce faire vous pouvez contacter à un designer d’intérieur. Ses idées vous plairont à coup sûr. Les lumières permettront de garder l’attention des participants. Le respect de tous ces détails va stimuler les travailleurs et ils pourront atteindre les objectifs de la réunion.

Les priorités numériques pour une salle de réunion

Elles sont liĂ©es Ă  la communication Ă  l’intĂ©rieur. Il faut que chaque participant dispose de son micro pour se faire entendre de ses pairs. La salle de rĂ©union doit Ăªtre munie de quelques autres accessoires numĂ©riques. Il s’agit principalement d’une tĂ©lĂ©vision pour la lecture de certains mĂ©dias.

Il est impératif de disposer d’un vidéo projecteur pour les formations et conférences. Vous pouvez fixer cet appareil en hauteur. Cela vous évite de chaque fois chercher le bon angle de projection si vous devez utiliser une table de projection. Il faut également mettre à disposition des supports d’écriture pour des démonstrations à l’endroit de tous les participants.

Veillez aussi Ă  une bonne aĂ©ration. Dans une chaleur Ă©touffante, aucune performance intellectuelle ne peut Ăªtre espĂ©rĂ©e.

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